Iedere organisatie kent het. De zoektocht naar betere samenwerking, snellere besluitvorming en meer overzicht in complexe vraagstukken.
Vaak wordt een nieuwe methode geïntroduceerd als dé oplossing. Was het eerst Prince 2, tegenwoordig hebben we Lean, Agile frameworks zoals Scrum, SAFe, LeSS en de laatste tijd is Obeya erg in trek – het zou allemaal moeten helpen om effectiever te werken.
En eerlijk is eerlijk, ik ben ook steeds meer fan van Obeya. Obeya is een krachtige tool voor (management) teams om effectief samen te werken en helpt om strategie aan executie te verbinden, complexiteit te managen, besluitvorming te versnellen en waarde te creëren.
Toch komt vaak dezelfde frustratie terug: “Het werkt niet zoals we hadden verwacht.”
En daar zit precies de crux. Het succes van Obeya – en de overige methoden – ligt niet in de methode zelf, maar in hoe je ermee omgaat. De valkuil? Dat Obeya een nieuwe vergaderstructuur wordt, in plaats van een manier om samen sneller en beter beslissingen te nemen.
De vergadercultuur als sluipmoordenaar van effectiviteit
In veel organisaties zijn vergaderingen verworden tot energievreters en ligt de agenda druk zo hoog dat er geen tijd meer is voor het “echte werk”.
Ellenlange bijeenkomsten zonder duidelijke uitkomst, soms gedomineerd door de luidste stemmen, cruciale inzichten die onbenut blijven omdat er onvoldoende acties en besluiten aan worden verbonden.
Hier gaat het vaak mis:
- Er worden meningen gestapeld en het ontbreekt aan centrale beeldvorming
- Zodoende wordt te veel tijd aan praten besteed zonder actie en besluiten te verbinden
- Andersom kan ook, als gevolg van een incident met hoge urgentie en tijdsgebrek worden overhaaste en onvoldoende doordachte beslissingen genomen met grote gevolgen
- De luide voorgrond dicteert het gesprek en de stille achtergrond wordt niet gehoord
Deze oude gewoonten kunnen ook de Obeya-sessies binnensluipen, waardoor het potentieel ervan niet wordt benut. Of je nu een Obeya gebruikt of een andere werkwijze, als de overlegcultuur niet verandert, blijven de problemen hetzelfde. Het doel van Obeya is niet meer praten, maar meer focus op wat er echt toe doet.
Hoe herken je deze sluipmoordenaar? Door een aantal eenvoudige indicatoren eraan te verbinden. Mensen gaan naar buiten turen, haken af, zijn met andere dingen bezig en/of denken: “dit is gewoon een vergaderruimte met een andere opzet.”
Waarom houden we zo vast aan traditionele vergader gewoonten?
Het antwoord ligt in menselijk gedrag, psychologische veiligheid en organisatorische patronen.
We voelen ons comfortabel als we onze mening kunnen uiten en denken dat we het gelijk aan onze zijde hebben. Goed daarbij om te realiseren dat we allemaal last hebben van de zogenaamde confirmation bias. Dit betekent dat we informatie vooral verwerken op een manier die onze bestaande overtuigingen bevestigt waardoor we weinig openstaan voor nieuwe inzichten en blinde vlekken creëren.
Beslissingen nemen betekent verantwoordelijkheid dragen, en veel mensen vermijden dat uit angst om fouten te maken of weerstand te krijgen. In een vergadering kun je je mening delen zonder directe consequenties, wat comfortabeler voelt.
Tot slot kunnen macht en politiek een rol spelen.
De cruciale rol van de facilitator
Een Obeya-facilitator is niet zomaar een gespreksleider; het is iemand die:
- De structuur bewaakt: Zorgt dat discussies gefocust blijven en niet afdwalen.
- Besluitvorming stimuleert: Helpt het team om tot concrete acties en verantwoordelijkheden te komen.
- Inclusiviteit bevordert: Geeft zowel de stille als de vocale teamleden een stem, zodat alle perspectieven worden gehoord.
Door deze rol goed te vervullen, voorkomt de facilitator dat oude vergaderpatronen de effectiviteit van de Obeya-sessies ondermijnen.
Een valkuil is door de rol van facilitator te mixen met een inhoudelijke rol. Zodra de facilitator zich actief bemoeit met de inhoud, ontstaat er een risico dat de Obeya-sessies verzanden in discussies zonder richting.
Bovendien, een facilitator die zich inhoudelijk met de onderwerpen bemoeit, neemt onbewust de regie over het proces, inhoud én de besluiten. Hierdoor ontstaat een situatie waarin het team en de managers minder eigenaarschap nemen over hun acties en besluiten.
Wil je voorkomen dat jouw Obeya-sessies verzanden in oude vergadergewoonten?
Hier zijn enkele praktische tips:
- Zorg voor een sterke facilitator: Iemand die de structuur bewaakt, besluitvorming stimuleert en inclusiviteit waarborgt.
- Maak besluiten expliciet: Eindig elke sessie met duidelijke acties en eigenaarschap – wie doet wat en wanneer?
- Doorbreek oude patronen: Herken de signalen van ineffectieve discussies en zorg voor focus op waarde en vooruitgang.
- Houd de rolverdeling zuiver: De facilitator begeleidt het proces, de managers en teams zijn verantwoordelijk voor de inhoud en de besluiten.
- Creëer psychologische veiligheid: Stimuleer openheid en moed aan om besluiten te nemen zonder angst voor fouten.
Hoe ervaar jij Obeya in de praktijk?
Obeya is een krachtige tool om besluitvorming te versnellen en samenwerking te verbeteren, maar alleen als het goed wordt gefaciliteerd. Ik ben benieuwd naar jouw ervaring! Ik hoor hier graag jouw inzichten en uitdagingen
