Herken je dat onrustige gevoel aan het begin van het weekend? Dat knagende besef dat je nog een berg werk moet afronden en je alweer vooruitkijkt naar de voorbereiding voor de management team meeting (MT) van maandag? Het weekend voelt vaak als de buffer van de werkweek.
Gelukkig zijn er nog afspraken met vrienden en familie en een aantal huishoudelijke verplichtingen die voor een beetje balans zorgen. Maar ben je echt met je gedachten los van je werk op die momenten? Vraag het eens aan je vrienden en familie. De kans is groot dat je meer bezig bent met je werk dan je zelf denkt.
In de huidige tijd, waar werk en privé steeds meer in elkaar overlopen, is het een uitdaging om echte balans te vinden. Sinds COVID-19 is het normaal om meer vanuit huis te werken, wat ideaal is voor taken die weinig interactie met anderen vereisen, zoals het lezen van stukken ter voorbereiding van een MT. Dit werk verschuift vaak naar de avonden of het weekend.
In het Engels wordt gesproken over work-life balance, wat mooier klinkt dan werk-privé balans. Het idee is dat er geen work-life balance bestaat, maar alleen life balance waar werk een onderdeel van is. Deze blog gaat over het (weer) bereiken van die life balance en geeft een aantal praktische tips.
Hoe zou het zijn als het weekend geen buffer voor werk meer is, maar als een mini-vakantie aanvoelt?
Patronen van leiders die werk meenemen naar huis
Het is niet ongewoon dat leiders werk mee naar huis nemen. Hier zijn enkele veelvoorkomende redenen:
1. Onvoldoende delegatie
Je hebt een geweldig team, maar je vindt het moeilijk om taken los te laten. Je wilt er zeker van zijn dat alles perfect is, dus je doet veel zelf. Dit resulteert in lange werkdagen en vaak werk mee naar huis nemen.
2. Te veel verantwoordelijkheden
Als leider draag je veel verantwoordelijkheden. Van strategische beslissingen tot dagelijkse operationele taken, het lijkt alsof je altijd bezig bent. Dit kan leiden tot overwerk en een gebrek aan balans tussen werk en privé.
3. Onverwachte crises of urgente problemen
Crises en urgente problemen kunnen op elk moment opduiken, vooral in een dynamische omgeving. Dit kan betekenen dat je buiten werktijd moet werken om deze situaties aan te pakken.
4. Hoge Verwachtingen van Prestaties
Leiders die zichzelf of hun team onder hoge druk zetten om uitzonderlijke prestaties te leveren, kunnen geneigd zijn extra uren te maken om aan deze verwachtingen te voldoen. Dit kan resulteren in het werken tijdens de avond of het weekend om ervoor te zorgen dat doelen worden bereikt.
5. Cultuur van bereikbaarheid
In sommige organisaties is er een cultuur van constante bereikbaarheid en reactievermogen. Leiders voelen zich dan verplicht om altijd beschikbaar te zijn voor hun team of klanten, wat kan leiden tot het beantwoorden van e-mails of telefoontjes buiten werktijd.
Tips om met minder tijd meer te bereiken
Het goede nieuws is dat je meer kunt bereiken door minder te doen. Helaas is dit niet zo gemakkelijk als het klinkt. Juist omdat de patronen in jouw gedrag vaak diepgeworteld zijn en gerelateerd zijn aan je opvoeding en drijfveren.
Niet gemakkelijk dus, maar met de volgende tips kun je aan de slag:
1. Prioriteren
Gebruik een model zoals een waarde-inspanningsmatrix of de Eisenhower-matrix om structuur te krijgen in al het werk dat je moet doen. Deze modellen helpen je om prioriteiten te stellen en een ordening te creëren die je eenvoudig transparant kunt maken. Dit helpt om het gesprek over de verwachtingen van belanghebbenden op gang te brengen. Trap niet in de valkuil om problemen van belanghebbenden over de prioritering zelf op te lossen. Veel van de onenigheden kunnen ze het beste zelf (onderling) oplossen.
2. Delegeren
Niet alles wat op je lijst staat moet door jou gedaan worden. Kijk eens wat er op staat dat je kunt overdragen aan anderen. Begin eens met een team-takenmatrix. Jouw MT is ook een team. Maak rijen van de taken op je lijst en kolommen van de namen van jouw teamleden, aangevuld met anderen die zaken van je kunnen overnemen. Zet vervolgens kruisjes op de plekken waar een match is. Denk ook na over wat er nodig is om ergens wel een kruisje te kunnen zetten. Soms kan een taak zelfs beter door anderen gedaan worden als je er even over nadenkt, of kan het werk verdeeld worden over meerdere mensen, waarbij jij wellicht nog steeds een rol hebt, maar wel een die minder inspanning vergt. Vaak voelt het alsof er geen tijd is om de uitvoering van taken slimmer te organiseren, maar het nut en de winst zijn groot.
3. Samenwerken
Deze tip ligt dicht bij tip 2. De oefening die daar genoemd wordt, draagt bij aan samenwerking. Door met elkaar te onderzoeken waar je elkaar kunt helpen, geef je elkaar het vertrouwen dat nodig is om dingen uit handen te geven en accepteer je dat alles niet perfect hoeft te zijn. Vaak is goed beter dan best. Een mooie vorm van samenwerking is het voorkomen van dubbel werk door dit werk binnen het team te verdelen. Neem met elkaar eens de tijd om te ontdekken welk werk dubbel wordt gedaan en kijk vooral ook naar mogelijkheden waar onnodig werk wordt gedaan. Werk dat niemand nodig heeft, niet meer doen, levert veel op en voelt goed.
Praktisch voorbeeld van verandering
Voorbereiding voor het MT
Stel je voor: een managementteam met een wekelijkse vergadering op maandagochtend. Na het weekend, zodat er geen excuus is om onvoorbereid te verschijnen. De agenda voor de komende weken is al volgepland en om de gevraagde besluitvorming te versnellen, lijkt iemand te hebben bedacht dat er steeds meer input vooraf doorgenomen moet worden. In de praktijk werkt dit echter eerder vertragend.
In plaats van iedereen alles voorbereiden, werd het voorstel besproken om ieder een deel voor te bereiden en van daaruit de anderen mee te nemen om zo tot besluitvorming te komen. Sommige onderwerpen moesten wel door iedereen voorbereid worden, maar veel zaken op de agenda konden best verdeeld worden.
Focus bord en Obeya ruimte
Er werd een focusbord ingericht waarin de strategische doelen helder en eenduidig zijn weergegeven, met een beperkte set meters om de voortgang richting het doel inzichtelijk te maken en geprioriteerde initiatieven met een plek in de tijd. Een prioritering op basis van een waarde-inspanningsmatrix. De fysieke visualisatie in een Obeya-ruimte zorgde niet alleen voor veel levendigheid en energie, maar ook voor focus, omdat er maar ruimte is voor een beperkt en overzichtelijk aantal initiatieven.
Verandering van mindset
Alleen afspraken over voorbereiding en structuren in een Obeya-ruimte zijn niet genoeg. De mindset en het geloof in een andere manier van werken is nodig van binnenuit. “Je kan alleen uitstralen wat van binnen komt”, en die uitstraling is nodig om met elkaar te groeien. Het opstellen van een team manifesto heeft hierbij geholpen.
Zelfscan: Heb jij meer life balance nodig?
Laten we tot slot een zelfscan doen om te zien of je meer life balance nodig hebt. Beantwoord de volgende vragen met ja of nee:
- Vind je het moeilijk om taken te delegeren?
- Trek je veel verantwoordelijkheden naar je toe?
- Sta je altijd klaar om problemen of een crisissituatie op te lossen?
- Leg je de lat hoog om uitzonderlijke prestaties te laten zien?
- Ben je een kenmerkend voorbeeld van de zogenaamde cultuur van bereikbaarheid, waarin je 24×7 bereikbaar bent en het ongemakkelijk voelt als je niet gelijk reageert op een bericht?
Als je antwoord bij één of meer van deze vragen ja was, dan is de kans groot dat je meer life balance nodig hebt.
Herken jij je in deze problematiek en wil je dit aanpakken? Wil je meer weten over de genoemde onderwerpen zoals een waarde-inspanningsmatrix, een Eisenhower-matrix, een focusbord, een Obeya of een team manifesto? Laat het ons weten en neem contact met ons op. Wij staan klaar om je te ondersteunen bij het creëren van een effectievere en meer gebalanceerde werkomgeving. Samen kunnen we ervoor zorgen dat je niet alleen succesvol bent in je werk, maar ook geniet van je vrije tijd.
Ontdek hoe wij je kunnen helpen om met minder tijd meer te bereiken.
