Hoe zit dat in jouw organisatie, zijn IT en Business nog gescheiden onderdelen of zijn ze geïntegreerd?
Het is een feit dat IT een steeds belangrijker onderdeel is geworden van de producten en diensten die worden geleverd door organisaties. Traditioneel ging de Business kant van de organisatie over de dienstverlening aan de klanten, de positionering van product management in de organisatie is hier kenmerkend voor.
De scheiding tussen Business en IT is echter steeds meer aan het verdwijnen. Veel transformaties zijn gericht op het verbinden van deze werelden in een samenwerking aan de waarde voor klanten. Waarde die een steeds grotere IT component omvat.
Uiteindelijk gaat het ook daarom, samen waarde leveren.
Waarom is het dan toch zo ingewikkeld om dit goed te organiseren? Waarom maken we het zo complex?
In deze blog lees je een voorbeeld uit de praktijk dat inzicht geeft in waar en waarom het zo makkelijk complex wordt en volgen er vier tips om weer te versimpelen.
Eerst het voorbeeld
Bij een klant van mij die transportsystemen voor onder andere bagageafhandeling levert, bestond het eindproduct vooral uit de hardware, de mechaniek. Een goede voorbereiding en planning van de productie was dan ook noodzakelijk omdat wijzigingen grote consequenties hadden. Voor oplevering werd bijvoorbeeld de hele installatie opgebouwd in een grote hal om deze te testen. Erg vervelend als dan blijkt dat het toch anders moet.
Met de opkomst van IT componenten, de software, in het systeem was er veel meer wendbaarheid in het product mogelijk en hierdoor ook veel meer mogelijkheden voor de klant. Een gevolg hiervan was ook dat er tegen oplevering veel nieuwe inzichten en voorstellen voor wijzigingen naar voren kwamen. Wijzigingen die met name door aanpassingen in de software opgelost konden worden.
Dit voorbeeld is voor mij kenmerkend in veel omgevingen. Het past bij de toename in digitalisering die we wereldwijd zien. In al deze omgevingen is een verschuiving geweest naar steeds meer IT component in het eindproduct.
Het probleem
Vaak zie ik dat mensen moeite hebben met het accepteren dat dingen anders gaan, het gevoel hebben dat ze minder invloed hebben en minder zicht op wat er allemaal gebeurt. Een verlies aan controle die op verschillende niveaus gevoeld kan worden. De blog: Verlies de controle en omarm de chaos – Filotes, gaat hier verder op in.
Het omarmen van de nieuwe kansen vraagt om aandacht voor deze gevoelens. Én een herinrichting van de manier van werken. Niet alleen problemen oplossen aan het eind van het traject, maar juist aan de voorkant en tussendoor nieuwe mogelijkheden bespreken. Meer werken met feedback en simulaties.
Hierdoor wordt de IT kant meer betrokken bij de voorkant, het bespreken van de mogelijkheden met de klant. Vooraf en gedurende de ontwikkeling. In plaats van IT als alleen onderdeel van de uitvoering.
Zoals in dit voorbeeld naar voren komt is de bouw van de brug, of zelfs het dichten van de kloof tussen business en IT een beweging die heel natuurlijk ontstaat op de weg naar meer wendbaarheid. Deze beweging volgt op de verbeterde samenwerking tussen IT development en IT operations (DevOps) en is de beweging naar een verbeterde samenwerking met de Business kant binnen organisaties: BusDevOps.
Ook hier zie je de hardnekkigheid van het systeem in de organisatie. IT en Business zijn vaak tot aan directieniveau gescheiden silo’s. Silo’s van deze lengte zijn moeilijk te doorbreken. Ze raken meerdere managementlagen en ook bestaande machtsvelden in een organisatie.
Er ontstaat vaak een discussie of IT onderdeel is van de Business of andersom. Een discussie die de machtstrijd alleen maar versterkt. Terwijl het niet uitmaakt. Er wordt gewoon waarde geleverd voor een klant.
hoe maken we het weer simpel
Hieronder vier tips:
1. Richt de organisatie in naar waardestromen.
Wie moeten met elkaar samenwerken om waarde te creëren en hoe kunnen ze daar optimaal in ondersteund worden. Als iedereen zich betrokken voelt bij de waardestroom komt hier ook de focus op. Dit in plaats van een focus op bijvoorbeeld IT en business en ….. Dat is namelijk geen focus. Alle verzoeken op 1 lijst en daarover een gesprek wat waarde is helpt hier enorm mee.
Door punt 1 wordt de prioritering al simpeler
2. Reduceer de betrokkenen.
Wie vinden allemaal dat ze betrokken moeten zijn of dat bepaalde andere personen betrokken moeten worden. Een lijst die zonder inspanning groeit. Ik merk dat veel mensen vooral uit beleefdheid aanwezig zijn en als je de vraag stelt over nut en noodzaak van aanwezigheid dan levert dit vaak effectiviteit op meerdere plekken op. Dus stel die eenvoudige vraag over de toegevoegde waarde. Dit levert al snel winst op. Een tweede stap is de transparantie van de geprioriteerde lijst met werk waardoor er een verschuiving mogelijk is van sturen door vooraf goedkeuring te laten vragen naar bijsturen door inzicht te krijgen in wat er gedaan gaat worden en de mogelijkheid te hebben om daarop bij te kunnen sturen.
Door punt twee wordt de overlegstructuur vooral simpeler.
3. Stel bestaande processen en werkwijzen ter discussie.
Het lef hebben om zaken ter discussie te stellen en middels experimenten te laten zien dat er ook met bestaande werkwijzen gestopt kan worden EN men daar vrolijk van kan worden. Dit zal niet altijd prettig voelen maar is nodig om te versnellen op verbetering. Met elkaar het constructieve conflict opzoeken wordt steeds leuker en is een teken van groei in samenwerking.
Dit punt start een versimpeling op gedrag.
4. Leer je mensen innovatie en digitalisering omarmen.
Het omarmen van verandering is cruciaal in een snel evoluerende wereld, vooral op het gebied van technologie en digitalisering. Verandering kan weerstand oproepen, maar als je mensen leert om verandering te omarmen, creëer je een cultuur van aanpassingsvermogen en innovatie.
Wil jij ook meer met minder, dan kunnen wij je helpen met versimpelen. Neem contact met ons op, we helpen je graag.
