Dit paradoxale inzicht vormt een fascinerende uitdaging voor organisaties in de huidige digitale complexe wereld, waarin de druk om alles tot in de puntjes te plannen en voor te bereiden frontaal botst met de dynamische realiteit waarin deze organisaties opereren.
Wat het nog interessanter maakt, is wanneer het management gelooft dat het openstaat voor nieuwe ideeën, maar waar de mensen in het werkveld niet uit de startblokken komen voordat ze alle informatie voorhanden hebben.
Deze discrepantie tussen de intenties van het management en de percepties en acties op de werkvloer legt een dieperliggend probleem bloot: een kloof tussen de culturele waarden die een organisatie beweert te koesteren en de dagelijkse realiteit waarmee haar medewerkers worden geconfronteerd.
Twee voorbeelden uit de praktijk:
Een waste of time
Voor een klant hadden we een wekelijkse bijeenkomst op poten gezet, waarbij iedereen uitgenodigd was om verbeteringen aan te dragen. Het doel was om optimaal te profiteren van de inzichten van degenen die dagelijks in het hart van het werkproces opereren en direct te maken hadden met obstakels en rigide procedures.
Dit initiatief bleek in de praktijk lastiger te realiseren dan gedacht. Na het beëindigen van een van de sessies uitte een deelnemer in de wandelgangen zijn bedenkingen: “Ik kom niet zomaar met een nieuw idee op de proppen. Dat voelt zo anders dan wat ik gewend ben als het gaat om presenteren voor het management. Ik heb geleerd dat je je ideeën eerst grondig moet voorbereiden. Anders loop je het risico dat je idee direct van tafel geveegd wordt, wat het een tijdverspilling maakt voor iedereen die erbij betrokken is.”
Toch was het expliciet de intentie van het leiderschap om meer autonomie en experimenten binnen de organisatie te bevorderen en werd dit bij aanvang van iedere sessie door hen gecommuniceerd. De diepgewortelde cultuur van alles tot in detail uitzoeken voordat er ook maar iets voorgesteld wordt, bleek een hardnekkig patroon en barrière.
Angst voor de verkeerde keuze
Tijdens een training met een team dat op het punt stond hun processen te verbeteren, stonden ze voor een lastige keuze. Aan de ene kant hadden ze een waardestroom die duidelijk veel ruimte voor verbetering bood, maar tegelijkertijd was het een complex web van processen en afhankelijkheden. Aan de andere kant was er een eenvoudiger waardestroom, minder intimiderend, maar misschien ook met minder impactvolle verbetermogelijkheden.
De groep was verlamd door de angst om de “verkeerde” keuze te maken. Dit dilemma bracht hen in een staat van voortdurende voorbereiding, waarbij ze probeerden alle mogelijke uitkomsten te voorspellen en te plannen. Ze waren zo gefocust op het maken van de perfecte start dat ze uiteindelijk helemaal niet van start gingen.
De onzekerheid over welk pad te bewandelen, de angst voor het onbekende en het streven naar consensus van een steeds groeiende groep betrokkenen, hield hen tegen. Terwijl ik weet dat de leidinggevende hen aanmoedigt om met initiatieven te komen, te leren en te experimenteren.
Een doorbraak realiseren
Om de kloof tussen de beoogde culturele waarden en de dagelijkse realiteit binnen organisaties effectief te dichten, is het cruciaal dat jij als leider continu voorop loopt in het omarmen van de essentie van de titel van dit blog: “De beste voorbereiding bestaat uit het accepteren dat je niet alles kunt voorbereiden.”
Hieronder geef ik je een aantal tips:
1. Omarm persoonlijk de onzekerheid
Erken dat je niet op alles voorbereid kunt zijn en niet alle antwoorden hebt. Deze houding is fundamenteel; het toont je team dat je menselijk bent en dat onzekerheid een natuurlijk deel van het leven en werk is. Het moedigt hen aan om ook open te staan voor nieuwe ervaringen en leerprocessen.
Wees niet alleen kwetsbaar naar je team toe, maar toon deze kwetsbaarheid ook richting het hogere leiderschap. Daarmee heb je persoonlijke voorbeelden die jouw team richting jou kan ervaren.
2. Cultiveer een cultuur van openheid en veiligheid
Creëer een omgeving waarin jouw team zich veilig voelt om ideeën te delen, zonder direct oordeel of kritiek. Jouw voorbeeld in het waarderen van alle bijdragen, ongeacht de uitkomst, is hierin cruciaal.
3. Faciliteer en ondersteun experimenten
Stimuleer jouw team om nieuwe ideeën te testen en te experimenteren. Laat zien dat je waarde hecht aan het “mislukken”, het leerproces en niet alleen aan het resultaat. Jouw steun in deze experimenten benadrukt het belang van innovatie en groei.
4. Bevorder jouw actieve luistervaardigheden
Ontwikkel jezelf continu in het actief en empathisch luisteren naar de ideeën en zorgen van je team. Door echt te luisteren en door te vragen, bouw je niet alleen vertrouwen op, maar moedig je ook een diepere verkenning van ideeën aan.
5. Stel jouw oordeel uit
Maak het uitstellen van oordeel een bewuste praktijk in jouw leiderschapsstijl. Deze benadering geeft ruimte aan creativiteit en moedigt jouw team aan om acceptabele risico’s te nemen, innovatief te denken en verantwoordelijkheid te nemen.
6. Wees toegankelijk en benaderbaar
Demonstreer openheid en beschikbaarheid voor jouw team. Jouw fysieke en emotionele toegankelijkheid stimuleert open en eerlijke communicatie, wat essentieel is voor het creëren van een vertrouwenscultuur.
7. Moedig continue feedback en iteratie aan
Regelmatige feedback loops en de bereidheid om je aanpak te itereren, stellen je teams in staat om met beperkte informatie te beginnen en gaandeweg te verbeteren. Dit proces van continue verbetering is de kern van een wendbare organisatie.
Jouw doorbraak
Herken je het bovenstaande probleem? Je vraagt je misschien af of dit het juiste moment is om externe hulp in te schakelen. Wanneer is precies het “goede moment” voor zo’n stap? Ironisch genoeg weerspiegelt deze vraag hetzelfde patroon van onzekerheid en de behoefte aan perfectie in voorbereiding die we binnen onze teams proberen te overwinnen.
Dus bij twijfel, neem vrijblijvend contact met ons op. Wachten op het perfecte moment kan betekenen dat je waardevolle kansen mist om groei en noodzakelijke verandering binnen je organisatie te stimuleren. Nu is het moment voor jouw doorbraak.
