Wacht eens even, heb ik jouw aandacht? Denk dan kort na over de verschillende dingen waar je mee bezig bent en waar je niet mee verder kunt, omdat je op iemand zit te wachten. Of zitten er anderen op jou te wachten? Weet je van elkaar dat je wacht, of ben je alweer druk met allerlei andere zaken waardoor het overzicht van wat er allemaal speelt verdwenen is in het bos van activiteiten. Multi-tasking is de vijand van focus en flow.
Als je moet wachten vanwege een afhankelijkheid dan ligt het gevaar van multi-tasking om de hoek. De neiging om even wat anders op te pakken is dan groot omdat het de pijn van het wachten wegneemt. Echter, die pijn is er nog wel en ongemerkt wordt deze groter en groter.
Lees verder in deze blog als je de pijn van het onbewust wachten niet langer wil negeren.
Wachten is niet altijd slecht
Voordat ik wil verdiepen in het aanpakken van het wacht probleem, wil ik eerst stil staan bij het verschil tussen wachten en vertragen. Stil staan, wachten, vertragen hebben allemaal een negatieve lading als je gericht bent op snelheid, resultaat, efficiëntie. Maar wachten is niet altijd slecht.
Er is wel degelijk waarde in de context van vertragen om vervolgens te kunnen te versnellen. Frederik schreef daar al eerder over in deze blogs:
De superkracht van lummelen, en Wie wil versnellen, zal moeten leren vertragen.
Ook is er waarde in wachten als er iets belangrijkers eerst moet gebeuren. Maar dan komt de vraag: wat is belangrijker en wie bepaalt dat? Is er wel overzicht van alle keuzes die moeten worden gemaakt?
Het wacht probleem kan vanuit vele kanten worden bekeken. Voor deze blog beperk ik de context tot het wachten binnen een waardestroom.
Wachttijd in een waardestroom
Het aanpakken van het wacht probleem plaats ik hier in de context van de samenwerking om waarde te creëren. De samenwerking binnen een waardestroom. Een mooie techniek om dit in kaart te brengen is een Value Stream Map (VSM). Dit is een visualisering van alle betrokkenen en hun bijdrage aan de realisatie van de waarde. De betrokkenen zijn zowel individuele mensen als organisatieonderdelen. Het maakt niet uit of de betrokkenheid van binnen of buiten de eigen organisatie is, het gaat erom een overzicht te hebben van alle afhankelijkheden in de realisatie van waarde.
Bij deze afhankelijkheden kan vervolgens worden aangegeven wat de wachttijd is. Dit hoeft niet precies te zijn, een gemiddelde inschatting is prima.
Ook zie ik vaak dat bij de creatie van de VSM nieuwe inzichten komen over wie er allemaal bij betrokken zijn en dat er eerst een actie nodig is om met elkaar data te verzamelen over de wachttijden om het overzicht compleet te maken en te verrijken.
Het probleem is nu zichtbaar en meetbaar.
ExperimenLeer
Vaak geeft het eerste overzicht met inschatting vanuit de betrokkenen voldoende inzicht om een brainstorm te doen met elkaar over hoe er slimmer gewerkt kan worden. Zo zie ik bijvoorbeeld vaak dat overbodige stappen zichtbaar worden of dat er winst zit in het samenstellen van een team met focus op de waardestroom. Een team waarin zo veel mogelijk betrokkenen vertegenwoordigd zijn.
Het slimmer werken vanuit dit team leidt bijvoorbeeld tot het verdwijnen van de volgende situatie. De situatie waarin verzoeken bij een loket van een afdeling worden ingediend en er afgesproken maximale wachttijden zijn waarbinnen antwoord moet worden gegeven. Service Level Agreements (SLA’s) worden deze afspraken vaak genoemd en er zit zeker waarde in dergelijke afspraken om hiermee de samenwerking en de verbetering vorm te geven. Echter zie ik vaak dat dergelijke afspraken een eigen leven gaan leiden en meer leiden tot optimalisatie-focus van individuele afdelingen dan optimalisatie van de waardecreatie van alle betrokkenen samen. De laatste tijd vallen mij ook steeds meer voorbeelden op waar er wel een maximale wachttijd is, maar dat men zich daar niet aan houdt en dat er ook geen consequenties zijn. Veel verbeterpotentieel denk ik dan maar.
De ideeën voor verbetering die komen uit de brainstorm zijn mooi maar leveren pas wat op als er iets mee wordt gedaan. Het is dan ook belangrijk dat er gestart wordt met het verbeteren. Een keuze van een eerste experiment. Niet alleen om te verbeteren maar vooral ook om te leren. Dingen uitproberen, omdat radicale verbeteringen vaak niet uit de veilige kleine verbeterstappen komen.
Parallel aan dit experiment is het prima om ook acties in gang te zetten om meer data te verzamelen voor de verrijking van het overzicht en het inzicht. Voorkom echter dat er geen keuze wordt gemaakt om te starten, omdat er zogenaamd eerst meer gedetailleerd inzicht nodig is. Start met iets dat snel succes kan laten zien. Succes is een geweldige motivator en een nieuw inzicht is ook een succes.
Er zijn nu ideeën voor slimmer werken, er is een eerste experiment gestart en de resultaten worden gemeten en zichtbaar gemaakt.
De circel is nu rond
De resultaten van het experiment komen terug in de data die verzameld wordt, dit plus de nieuwe inzichten en de verrijking van de data helpt mee om te starten met het volgende experiment. De cirkel van continue verbetering is nu rond.
Hieronder nog een keer de stappen onder elkaar:
Stap 1: maak het probleem zichtbaar en meetbaar
Stap 2: brainstorm met elkaar hoe er slimmer gewerkt kan worden in plaats van harder
Stap 3: doe een experiment met slimmer werken (bijvoorbeeld een waardestroom focus team)
Stap 4: terug naar stap 1, blijf verbeteren en vergeet niet om successen te vieren.
Wachten geeft geen energie, het minimaliseren van wachten wel.
Wil jij ook een doorbraak in de strijd tegen de pijn van het onbewuste wachten? Wij kunnen je hierbij helpen.
Neem hier contact met ons op voor een focus op waarde en energie.
