Ik hoor van klanten keer op keer hoe werkdruk hen en hun teams beïnvloedt. Te hoge werkdruk is een veelgehoorde klacht die niet alleen leidt tot stress, maar ook tot burn-out en dat is iets wat je als leider serieus wil nemen.
Het is de wortel van veel kwaad, van stress tot burn-outs en het kan echt roet in het eten gooien, niet alleen voor individuen maar ook voor hele organisaties.
De gevolgen van lang aanhoudend hoge werkdruk zijn ronduit desastreus. Je productiviteit keldert aanzienlijk, je klanten zijn niet te spreken over je organisatie en de werksfeer is ver te zoeken.
Om van de kosten maar niet te spreken. Een zieke werknemer kost gemiddeld €400 per dag en met burn-outs zien we gemiddeld 250 dagen verzuim. Dus reken maar uit, dat is een flinke duit.
De cyclus van werkdruk
Een niet te negeren aspect is de rol van managers in de cyclus van werkdruk. Het is een gevoelig onderwerp, dat snap ik, maar essentieel om aan te snijden. Managers staan vaak zelf onder immense druk om resultaten te leveren.
Deze druk is niet iets waar ze immuun voor zijn, maar door ervaring en positie kunnen ze er meestal beter mee omgaan. Het probleem ontstaat wanneer deze druk, vaak onbedoeld en onbewust, wordt overgedragen aan hun teams.
Stel je voor: je krijgt te horen dat de deadlines vervroegd zijn, de doelen zijn verhoogd, en de middelen zijn beperkt. Jij, die zelf al jongleert met verantwoordelijkheden, voelt de hitte. De natuurlijke neiging? Je verspreidt de last en verhoogt de werkdruk voor het team om de nieuwe doelstellingen te halen. Dit is een klassiek geval van ‘downstream stress’ – de stress die van de top naar beneden vloeit, vaak versterkt onderweg.
Hoe herken je het aan het gedrag van je mensen?
Zoals gezegd, je bent je er wellicht niet bewust van en het is vanzelfsprekend niet jouw intentie om stress door te geven aan je teams. Toch geven ze je signalen, luid en duidelijk, als je weet waar je op moet letten.
Misschien zie je dat ze:
- Vaker zuchten dan glimlachen
- Cynisch of negatief reageren
- Meer naar hun scherm staren dan actief deelnemen
- Hun passie en drive verliezen, net als een ballon die langzaam leegloopt
- Moeite hebben om beslissingen te nemen
- Overuren opstapelen alsof er geen einde aan komt
- Zich snel en vaker ziekmelden
Als je dit gedrag opmerkt, is het de hoogste tijd om in te grijpen. Nogmaals, denk niet alleen aan de gevolgen van het gebrek aan productiviteit maar ook aan de hoge kosten bij uitval.
Agile leadership to the rescue
Agile is niet zomaar een tool of een werkproces. Het is veel meer een manier van denken die kan helpen de werkdruk te verlichten. Hier zijn enkele concrete stappen:
1. Lead by example
Hier ligt een cruciale rol voor Agile leiderschap. Agile managers kunnen deze cyclus doorbreken door zich bewust te zijn van hun eigen stressniveaus en hoe deze de werkdruk voor hun teams beïnvloeden. Het begint met zelfreflectie en het erkennen van de eigen grenzen.
Door het goede voorbeeld te geven in stressmanagement, zoals het stellen van realistische doelen, het prioriteren van welzijn, en het openstaan voor feedback, kunnen managers een omgeving creëren waarin werkdruk beheersbaar wordt.
2. Focus op waarde, niet op volume
Agile leert ons om ons te concentreren op wat echt belangrijk is. Vraag jezelf af: zijn we druk of zijn we productief? Help je team om te focussen op taken die de meeste waarde opleveren, niet alleen op het afvinken van takenlijstjes.
3. Zet transparantie voorop
Wees helder over wat er moet gebeuren en waarom. Dit betekent niet alleen taken toewijzen, maar ook delen waarom ze belangrijk zijn. Als iedereen het grotere plaatje ziet, werken ze beter samen en voelt het werk zinvoller. Gebruik maken van visueel management is daarbij heel behulpzaam. Zie ook de blog van Jeroen over Focus en Obeya.
4. Creëer feedback loops
Regelmatige check-ins zijn cruciaal. Het gaat niet alleen om het delen van updates, maar ook om het luisteren naar zorgen en het samen vinden van oplossingen. Dit creëert een omgeving waarin iedereen zich gehoord en gewaardeerd voelt.
5. Vertrouw op je team
Geef je team de ruimte om zelf beslissingen te nemen. Dit verhoogt niet alleen hun betrokkenheid, maar vermindert ook de druk op iedereen. Wanneer mensen controle hebben over hun werk, verhoogt dit hun motivatie en tevredenheid.
6. Vier de kleine overwinningen
Elke stap vooruit is een overwinning. Door succesjes te vieren, bouw je een positieve cultuur op die mensen motiveert en inspireert. Dit helpt om het moreel hoog te houden, zelfs wanneer de druk toeneemt.
7. Bescherm je team tegen onderbrekingen
Focus is essentieel. Probeer een omgeving te creëren waarin mensen ongestoord kunnen werken aan taken die concentratie vereisen. Niet voor niets werkt scrum in sprints waarin er ongehinderd en gefocust gewerkt kan worden aan de gestelde doelen van de betreffende sprint.
Fix this now!
Het is tijd om de handschoen op te nemen en de werkdruk te lijf te gaan. Maar onthoud, dit is een marathon, geen sprint. Verandering kost tijd. Begin klein, blijf consistent, en wees geduldig. En vooral, weet dat je er niet alleen voor staat.
Voel je de druk en weet je niet waar te beginnen? Of heb je vragen over hoe je Agile kunt toepassen binnen jouw team of organisatie?
Neem dan nu contact met ons op of stuur me een DM. Samen pakken we de uitdagingen aan en bouwen we een weg vooruit die niet alleen productiever is, maar ook gezonder en gelukkiger voor iedereen.
