FOCUS is belangrijk, daar kan je het niet mee oneens zijn. Dit geldt voor jou als individu, het team waarin je samenwerkt en jouw organisatie als geheel. Over focus in de besturing van een organisatie schreef ik samen met Marjolijn Feringa het boek: ‘Agile FOCUS in besturing’. We geven in het boek praktische handvatten: hoe kan je die focus vanuit de top in de organisatie realiseren? Want hoe meer focus de directie geeft aan de organisatie en aan de strategische doelen, hoe groter de kans dat deze doelen ook daadwerkelijk behaald gaan worden.
Het FOCUS bord dat in het boek uitgebreid wordt beschreven is een visueel management instrument dat teams helpt om inzichten, samenwerking, besluitvorming, leermomenten en successen te optimaliseren in één “grote kamer”. Dit komt overeen met de definitie van een OBEYA.
Een Obeya brengt focus maar vereist ook focus. Het is niet simpelweg het inrichten van een bord en bijbehorende meetings, regels en rollen. Het is ook het veranderen van het gedrag en het systeem. De mix van boven- en onderstroom bepaalt het succes.
Samen met Tim Wiegel, die mij ooit interviewde voor zijn boek: ‘Leading with Obeya’ gaan we de krachten bundelen om Obeya te plaatsen in het licht van een transformatie naar meer wendbaarheid.
In deze blog volgt geen verdieping in de “standaard” business Obeya. Daarvoor kan je de genoemde boeken lezen. Wel in deze blog: Zo doe je een transformatie naar meer wendbaarheid met Obeya!
Herken je de volgende problemen?
- De transformatie wordt gezien als een traditioneel programma en ook traditioneel aangestuurd. Het is een uitbesteding van een traject waar het hoger management buiten de verandering staat, de betrokkenheid zit alleen in de stuurgroep.
- De transformatie is een doel op zich. Als gevraagd wordt wanneer de transformatie succesvol is, volgt het antwoord: “als deze is afgerond”. Voortgang wordt gemeten in zaken als het aantal opgeleide mensen en het percentage uitgegeven budget.
- Het lijkt vooral alsof we anders georganiseerd zijn, maar in feite doen we nog veel hetzelfde. Namen van afdelingen en functies zijn veranderd maar we doen nog hetzelfde en krijgen ook nog hetzelfde. Het voelt als een zinloze inspanning die niets heeft opgeleverd.
- De huidige structuur van de organisatie remt de transformatie. Er zijn veel afhankelijkheden tussen de organisatieonderdelen in de benodigde samenwerking om tot oplevering van waarde te komen. Niemand voelt zich verantwoordelijk voor de levering van de waarde. Iedereen kijkt alleen naar zijn eigen onderdeel.
Hoe kan een Obeya helpen om dit te doorbreken?
De transformatie is geen apart item in de Obeya.
Het is van groot belang dat de transformatie niet simpelweg als een afzonderlijke inspanning op het Obeya-bord wordt geplaatst. Op die manier zou de Obeya enkel de traditionele werkwijze met een losstaand programma in stand houden. Het doel is juist om met behulp van de Obeya de traditionele werkwijze te doorbreken, waarbij we niet alleen een nieuwe manier van besturen willen implementeren, maar ook een bijbehorende mindset willen stimuleren. Door de transformatie in de Obeya te koppelen aan de bestaande businessdoelen, is er gelijk een gemeenschappelijke betrokkenheid en focus. De nieuwe structuur dwingt af dat hier op een andere manier mee moet worden omgegaan. Dat er echt iets verandert.
Het hogere doel van de organisatie is verbonden met de transformatie.
Wanneer er effectief met een Obeya wordt gewerkt, krijgt de organisatie helder zicht op een overkoepelend doel. Dit doel, prominent weergegeven op het bord, fungeert als een leidraad voor de organisatie en dient als een aanzet tot verhelderende discussies. Het is essentieel dat dit doel doorleefd wordt. De visualisering en positionering op het bord van dit overkoepelende doel spelen een cruciale rol bij het faciliteren van open discussies.
Koppel het doel van de transformatie, net zoals andere initiatieven binnen de organisatie, aan dit hogere doel. Dit is cruciaal voor het authentieke veranderverhaal. Waarom is de transformatie nodig, wat levert het op? De transformatie gaat vliegen als deze gedragen wordt door de organisatie en iedereen het belang ervan inziet. De koppeling aan het hogere doel helpt daarbij. Wat ook helpt is dat de voortgang van de transformatie zichtbaar wordt door de voortgang in het bereiken van het hogere doel.
Er is een juiste balans tussen structuur en mindset.
Veel transformaties worden ervaren als vooral zeggen dat we dingen anders doen. Een Obeya heeft ook dit risico in zich. Het is heel goed mogelijk om de bestaande manier van werken hiermee vorm te geven en niets echt te veranderen. Met alleen een andere structuur van werken is er nog geen echte verandering. De aandacht voor de mindset is cruciaal. Een Obeya biedt enorm veel mogelijkheden om met de mindset aan de slag te gaan. Zo bevordert de gestructureerde visuele weergave op het Obeya-bord bijvoorbeeld helderheid en begrip. Het fungeert als een interventiepunt waar men wordt aangemoedigd om vragen te stellen en opmerkingen te delen. Successen vieren en leren van fouten wordt vanuit de structuur gefaciliteerd en dit creëert een positieve mindset en een cultuur van continue verbetering.
Over de benodigde verandering in gedrag en hoe hier praktisch een start mee te maken schreef ik al in een eerdere blog waarin het Executive Manifesto naar voren komt: MindReset: een reset van de mindset – Filotes
De organisatie pijn is niet alleen zichtbaar maar wordt ook zichtbaar opgelost.
Een Obeya maakt organisatie pijn zichtbaar. Bijvoorbeeld veel afhankelijkheden tussen samenwerkende organisatieonderdelen, tegenstrijdige KPI’s, overbelasting van mensen en organisatieonderdelen, wachttijden voor het oplossen van belemmeringen en het ontbreken van een prioritering of het maken van keuzes.
Het is van belang dat de pijn wordt aangepakt en dat verbeteringen zichtbaar worden gemaakt. Dit is de kern van de transformatie. Focus op continue verbetering vanuit een gezamenlijk belang. De samenwerking naar de meetbare doelen voorkomt de focus op de eigen onderdelen. Niet effectieve samenwerking wordt gelijk zichtbaar en ter discussie gesteld.
Hoe nu verder?
Over het onderwerp: “Zó doe je een transformatie naar meer wendbaarheid met Obeya!” valt veel meer te vertellen. Dat gaan we ook doen, op 17 April dit jaar (2024) komt dit onderwerp op het podium bij de FlowCon conferentie met een uitgewerkte casus. Dus meld je hier aan voor de nieuwsbrief als je niets wil missen en laat van je horen als je al eerder vragen hebt.
We helpen je graag met de stappen richting een duurzame transformatie. Neem hier contact met ons op.
