Zit je weleens met je handen in het haar door de eindeloze regeldruk en processen in je organisatie?
Je bent niet de enige. Veel organisaties, waaronder de overheid, grijpen vaak naar meer controle en regels zodra er iets misgaat. Maar is dit wel de juiste aanpak?
Dilan Yesilgöz, gespot tijdens het RTL4 debat, bracht een cruciaal punt naar voren over de bureaucratie en regeldruk in de zorg.
Ze beschreef hoe politici vaak reageren op fouten of incidenten. De verantwoordelijke minister wordt direct op het matje geroepen. Hoe kon dit gebeuren? Wie is verantwoordelijk?
De schuldvraag
Deze vragen zijn op het eerste gezicht best logisch, maar ze leiden vaak tot een overhaaste reactie waarbij de nadruk ligt op het implementeren van meer regels en procedures. Dit wordt gedaan in de hoop soortgelijke fouten in de toekomst te voorkomen.
Echter, deze aanpak heeft vaak het ongewenste neveneffect dat professionals in hun werk belemmerd worden. Zij verliezen hun ruimte voor maatwerk en creativiteit, omdat ze vastzitten in een web van regels en voorschriften.
Deze reflex van politici is een afspiegeling van een bredere mentaliteit in veel organisaties. Zodra er iets fout gaat, wordt er instinctief gegrepen naar meer controle en strakkere regelgeving.
Maar waarom kiezen organisaties vaak voor deze aanpak? Waarom neigen organisaties – in dit geval de overheid – zo vaak naar een controlegerichte aanpak als reactie op fouten of misstanden?
De psychologie achter controle
Dit gedrag lijkt voort te komen uit een diepgewortelde overtuiging dat controle gelijkstaat aan zekerheid en risicobeperking.
Om dit volledig te begrijpen, moeten we dieper ingaan op de onderliggende emoties en redenen.
- Angst voor falen: Een van de primaire emoties achter deze behoefte aan controle en zekerheid is angst. Angst voor het onbekende, angst voor falen en angst voor de gevolgen van fouten. In een politieke context wordt deze angst versterkt door de publieke en media-aandacht. Politici en beleidsmakers vrezen de publieke opinie en negatieve media-aandacht, wat kan leiden tot een verlies aan vertrouwen en stemmen.
- Angst voor chaos: Een belangrijk aspect van de behoefte aan controle en zekerheid is de diepgewortelde angst voor chaos. Organisaties, met name in de publieke sector, vrezen de onvoorspelbaarheid en de mogelijke wanorde die kan ontstaan bij gebrek aan strikte regels en procedures. Deze angst is vaak een reactie op het idee dat zonder strakke controle, systemen zouden kunnen ontsporen, resulterend in onbeheersbare situaties.
- De Illusie van perfectie: Er speelt vaak een streven naar perfectie, waarbij men denkt dat met genoeg regels en controle, fouten volledig uitgebannen kunnen worden. Deze zoektocht naar perfectie is vaak een reactie op de hoge verwachtingen vanuit de samenleving en de politiek zelf. In een wereld die steeds complexer en onvoorspelbaarder wordt, houden deze organisaties vast aan het idee dat door strakke controle alles beheersbaar blijft.
- De rol van verantwoordelijkheid: Verantwoordelijkheid speelt ook een cruciale rol. In de publieke sector, waar fouten kunnen leiden tot ernstige gevolgen voor burgers, voelen beleidsmakers een zware last van verantwoordelijkheid. Dit gevoel kan zo overweldigend zijn dat het leidt tot een overcompensatie in de vorm van meer regels en controles.
De oplossing voor dit probleem is niet eenvoudig, maar begint bij het herkennen van deze reflex en het bewust kiezen voor een andere benadering. Vervolgens is:
Vertrouwen het toverwoord
Het klinkt misschien eenvoudig, maar het is revolutionair.
Ik verwacht van leiders dat ze professionals binnen duidelijke kaders hun werk laten doen, met de vrijheid om te leren en te experimenteren. Dat ze niet geobsedeerd zijn door processen en output en zich meer focussen op het eindresultaat en de daadwerkelijke waarde – in casu de zorg aan de patiënt – die aan het eind van de rit wordt geleverd.
Professionals – vooral in de zorg – hebben bewezen dat ze deze vrijheid aankunnen. Ze zijn niet opgeleid als “turfsmurf” of “vinkvee”. Ze krijgen er zeker geen energie van en hebben dit niet nodig om hun werk effectief te doen.
Hoe creëer je dan een omgeving waarin vertrouwen centraal staat? Hier zijn een paar tips:
- Stel duidelijke kaders: Zorg dat iedereen de doelen en grenzen kent, maar laat de weg ernaartoe open voor creativiteit en initiatief.
- Focus op resultaten, niet op processen: Moedig werknemers aan om te denken in termen van eindresultaten in plaats van vinkjes op een checklist.
- Cultiveer een leeromgeving: Fouten moeten gezien worden als leermomenten, niet als aanleiding voor meer regels.
- Bouw aan vertrouwen: Dit vereist tijd en consistentie. Laat zien dat je vertrouwen hebt in je professionals en hun capaciteiten.
- Omarm de chaos: Wat vaak over het hoofd wordt gezien, is dat binnen chaos een bron van innovatie en leerpotentieel schuilt. Chaos, in zekere zin, biedt de noodzakelijke ruimte voor experimenteren, creatief denken, en adaptieve oplossingen.
In een wereld die snel verandert, moet ook de overheid wendbaarder worden. Het is tijd dat organisaties, inclusief de politiek, meer vertrouwen stellen in de professionaliteit en expertise van hun mensen.
En nu jij!
Ben jij klaar om de sprong naar meer vertrouwen binnen jouw organisatie te maken? Heb je behoefte aan begeleiding bij deze transitie?
Neem dan hier contact met ons op. Wij helpen je graag bij het creëren van een dynamische, vertrouwensvolle werkomgeving waarin jouw team en organisatie kunnen floreren. Samen verminderen we de regeldruk en leggen we de focus op wat echt telt: het leveren van waarde.
Let’s make it happen!
