Je kent het wel, die eindeloze lijst met projecten, ideeën en to-do’s. Iedereen zal het beamen: prioriteren is cruciaal. En toch worstelen veel mensen en organisaties hiermee. Hoe kan dat?
Het probleem
De letterlijke betekenis van prioriteit is datgene wat voorrang krijgt of hoort te krijgen. De betekenis van prioriteren is aangeven wat het belangrijkst is en wat dus het eerst moet gebeuren
We denken daarom dat prioriteren simpelweg betekent dat we een lijst met taken in een bepaalde volgorde plaatsen en ze één voor één afwerken. Maar hier schuilt het probleem: dit is geen effectieve prioritering. Het is eerder een illusie van prioriteit.
Een lange waslijst van to-do’s en projecten waar stakeholders langer dan een half jaar moeten wachten, is allesbehalve agile, draagt niet bij aan het versnellen van je organisatie en het leveren van de meeste klantwaarde.
Het gaat niet om de volgorde waarin je taken doet, maar om wat je überhaupt op die lijst zet.
Prioriteren betekent in onze visie ‘nee’ zeggen tegen zaken die niet bijdragen aan datgene waar je als organisatie en/of je team in wil uitblinken, jouw ‘North Star’.
Het begint met de vraag: draagt dit echt wezenlijk bij aan onze missie?
Pas als het antwoord ‘ja’ is, komt het op je to-do lijst, gevolgd door de vraag naar de relatieve waarde en omvang van de activiteit of het project.
Dat klinkt simpel en eenvoudig maar dat is het in de praktijk niet.
Wat levert prioriteren op?
Focus en flow. Je zult merken dat wanneer je je prioriteiten op een rij hebt, je in staat bent om met toewijding aan je doelen te werken. Dit creëert een flow waarin je productiever bent dan ooit tevoren.
Stel je voor wat er met je organisatie kan gebeuren als je echt gaat prioriteren. Je zult je specialisatie benadrukken, klanten zullen eerder voor jou kiezen en je zult de kwaliteit van je producten of diensten verbeteren. Dit leidt tot groei, succes en tevreden klanten.
De angst regeert
Prioriteren vraagt om bepaald gedrag, namelijk de moed en kracht om ‘nee’ te zeggen. Niet voor niets is moed een van de scrum values.
We vinden het moeilijk om nee te zeggen omdat we conflicten liever uit de weg gaan. De angst regeert. We vrezen de reactie van anderen, denken dat het onaardig is of dat het niet past binnen de organisatiecultuur. Soms durven we niet op te staan tegen die luidruchtige collega in de vergaderzaal. Toch is nee zeggen van cruciaal belang om je focus te behouden.
Een andere reden waarom we het lastig vinden om te prioriteren is uitstelgedrag.
We schuiven beslissingen liever voor ons uit, uit angst om de verkeerde beslissing te nemen. Maar door uitstel ontstaat er een lijst met openstaande to-do’s die alleen maar groter wordt.
Prioriteren in de praktijk: Nee zeggen voor succes
Hoe kun je jouw organisatie transformeren naar een plek waar effectief prioriteren de norm is en waar mensen de moed hebben om ‘nee’ te zeggen?
Hier is een lijst met stappen:
Stap 1: Definieer je North Star
Begin met het formuleren van een duidelijke missie voor je organisatie. Dit dient als je ‘North Star,’ het doel waar je altijd op moet blijven focussen.
Stap 2: Identificeer Echte Prioriteiten
Creëer een prioriteitenmatrix waarin je taken en projecten rangschikt op basis van hun bijdrage aan de missie van je organisatie. Wat draagt het meest wezenlijk bij? Dat komt bovenaan.
Stap 3: Moed en Empowerment
Moedig je medewerkers aan om ‘nee’ te zeggen als een project of taak niet bijdraagt aan de missie. Laat hen weten dat dit niet alleen is toegestaan, maar ook gewaardeerd wordt.
Bied trainingen en workshops aan die gericht zijn op prioriteren en communicatie. Leer je medewerkers hoe ze effectief prioriteiten kunnen stellen en hoe ze hun standpunt kunnen verdedigen.
Stap 4: Communicatie en Feedback
Stimuleer open en eerlijke communicatie binnen het team. Moedig iedereen aan om hun gedachten en zorgen te delen met betrekking tot prioriteiten. Geef constructieve feedback over prioritering.
Stap 5: Meet en Verbeter
Evalueer regelmatig of de prioriteringstechnieken werken. Meet de impact op de resultaten van de organisatie en pas de aanpak aan waar dat nodig is.
Stap 6: Erkenning en Beloning
Beloon en erken degenen die effectief prioriteren en ‘nee’ zeggen wanneer dat nodig is.
Maak van prioriteren een prioriteit
Kortom, prioriteren is van levensbelang voor het succes van je organisatie. Het geeft je de kans om je te concentreren op datgene waar je echt goed in wilt zijn. Het leidt tot focus, flow en uiteindelijk tot meer productiviteit en tevreden klanten.
Ben je bereid om te leren hoe je prioriteiten moet stellen en de moed te vinden om ‘nee’ te zeggen? Wanneer je hulp nodig hebt bij het transformeren van je organisatie door middel van prioriteren, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen.
We staan klaar om je te begeleiden naar een succesvollere, gefocuste toekomst.
Prioriteren is de sleutel tot succes – grijp die kans en laat je organisatie groeien!
