Voordat we het over escalaties gaan hebben, eerst het volgende. Waarom staat in de titel prioriteren en niet plannen? Dat lijkt hetzelfde maar is wezenlijk anders.
Veel organisaties die in transformatie zijn naar een wendbare organisatie, zijn bezig met een verschuiving van plannen naar prioriteren. Dat dit niet zo logisch en eenvoudig is blijkt wel uit de volgende opmerkingen die ik vaak hoor:
- “Ik moet een plan/planning hebben om budget te krijgen en daarmee dus prioriteit om te kunnen starten.”
- “Een plan/planning is de enige manier om afspraken te maken over wanneer er wat opgeleverd wordt en daarmee verwachtingen af te stemmen.”
- “Ik heb een plan/planning nodig om voortgang te rapporteren.”
Het maken van een plan/planning zit goed ingebakken in het systeem van de organisatie en bij een verschuiving naar prioriteren komen er vanuit allerlei kanten bezwaren.
Met al die bezwaren denk je al snel: waarom begin ik aan deze doorbraak?
Nou, bijvoorbeeld omdat het meehelpt in de verandering van de mindset die nodig is voor wendbaarheid. Het manifesto voor wendbare organisaties zoals beschreven door mijzelf en medeauteurs in de pocketguide voor wendbare organisaties kan je helpen bij de doorbraak naar een wendbare organisatie.
Het manifesto heeft de volgende vier waarden, die je ook als een stappenplan richting een wendbare organisatie kan zien:
- Stable teams over Sourcing
- Prioritizing over Planning
- Outcome over Output
- Products over Projects
Vandaag wil ik het hebben over de tweede en derde stap:
Stap 2 is het prioriteren van het werk voor het team. Dit zorgt er niet alleen voor dat altijd transparant is waar het team aan gaat werken, een goede prioritering zal ook zorgen dat het werk gedaan wordt dat op dat moment nodig is. Omdat bij een stabiel team de voorspelbaarheid van de productiviteit toeneemt levert dit in combinatie met de geprioriteerde werkvoorraad van het team het inzicht op dat ook wel planning wordt genoemd: wat is volgens verwachting wanneer af. Het grote verschil is hier dat het risico dat het plan het doel wordt aanzienlijk minder is en prioritering het hulpmiddel is om tijdig te kunnen bijsturen.
Stap 3 gaat over outcome in plaats van output. Deze stap gaat in op de goede prioritering. “Goede” betekent hier effectief. De juiste dingen doen zodat werkelijk waarde wordt geleverd. Beter iets minder output maar wel goed (outcome) dan veel output en niet goed. Dit vraagt om een betrokken samenwerking met de klant om goed aan te sluiten bij de werkelijke wensen en snel bij te kunnen sturen. Hierdoor kunnen veel escalaties snel worden opgepakt of zelfs worden voorkomen.
Want hoe zat dat nou met escalaties? Met genoeg escalaties hoef je niet te prioriteren!
Nou dat zit als volgt. Of je nou aan het plannen bent en daaraan vasthoudt of aan het prioriteren en daarmee wendbaar bent: als het aantal escalaties zo groot is dat je geleefd wordt door de escalaties, dan kan je met beide stoppen omdat de prioritering al voor je wordt gedaan. Hetgeen het meest in de fik staat, moet -logischerwijs- als eerste geblust worden.
Wordt jij geleefd door escalaties of zit je vast in een systeem van plannen en planningen en wil je dit patroon doorbreken? Neem dan gerust contact met ons op. Of kom naar de Filotes Agile VIP dag van 1 juni.
