Dit gebeurde laatst bij een klant van ons.
Iemand geeft een presentatie over een bepaald onderwerp aan het management. Het stuk is goed voorbereid en er is over nagedacht. Maar het gesprek verloopt volledig anders dan verwacht.
Tijdens de eerste slide wordt een van de managers getriggerd en zegt wat hij ervan vindt. De overige managers duiken er op en er ontstaat een bijna niet te stoppen discussie waarbij de deelnemers hun meningen op elkaar stapelen. Het doel van de bijeenkomst en de presentatie verdwijnen naar de achtergrond. Voordat iedereen het weet is de tijd om en de boodschap is niet aangekomen. Frustratie alom.
Herkenbaar?
Alle deelnemers – inclusief degene die de presentatie geeft – hebben een aandeel in deze niet effectieve situatie.
Wellicht was het voor de presentator lastig om de discussie te stoppen. Voelde zij wel het ongemak van de situatie en ging er van alles door haar hoofd. Maar durfde ze niet in te grijpen en was het op dat moment veiliger en prettiger om de managers hun gang te laten gaan.
Nu kan ik fijntjes vanachter mijn laptop wijzen op het totale gebrek aan leiderschap op alle fronten. Inkoppertje natuurlijk. En zo is het ook. Op een afstandje kan iedereen dat achteraf constateren.
Maar hoe komt het nu dat mensen de neiging hebben om direct te reageren in plaats van vragen te stellen? Hoe worden ze verleid om niet te luisteren en meteen met een mening en een “oplossing” te komen.
Een aantal redenen om direct te reageren in plaats van vragen te stellen
- Gebrek aan tijd: We leven in een wereld waarin tijd kostbaar is, alles steeds sneller gaat en er druk is om snel beslissingen te nemen. Dan lijkt het te lonen om direct te reageren zonder na te denken over het effect van je actie en gedrag.
- Emoties: Mensen zijn vaak emotioneel betrokken bij de situatie en hebben de neiging om impulsief te handelen zonder te overwegen wat de beste manier is om te reageren. Emoties zoals woede, frustratie, angst of enthousiasme kunnen iemands reacties beïnvloeden.
- Sociale normen en cultuur: Als je vaak wordt aangemoedigd om snel en effectief te handelen, dan kan je het gevoel hebben dat je wordt beoordeeld op basis van je vermogen om snel te reageren, antwoorden te geven en oplossingen aan te dragen in plaats van op basis van je vermogen om vragen te stellen.
- Onzekerheid: Mensen kunnen zich – vaak onbewust – onzeker voelen en willen laten zien dat ze competent zijn. Dit kan ertoe leiden dat ze snel reageren in plaats van vragen te stellen om te verduidelijken wat er van hen wordt verwacht.
- Veronderstellingen: We oordelen de hele dag door. We zijn er zo goed in. Daarom hebben we regelmatig al een bepaalde veronderstelling of mening over een situatie, waardoor we ons minder geneigd voelen om vragen te stellen en meer geneigd zijn om ons eigen standpunt te verdedigen.
Laat je oma (opinie meningen aannames) thuis
Wees je dus altijd bewust van je automatische piloot, bijvoorbeeld om direct te willen reageren. Hiermee saboteer je – onbewust en onbedoeld – het resultaat en de doelen die je wil bereiken.
Probeer daarom letterlijk en figuurlijk afstand te nemen. Een hele simpele truc is om je stoel wat naar achter te schuiven en wat meer achterover te leunen. Je zal zien dat je dan minder snel geneigd bent om direct te reageren en het wordt dan veel makkelijker om vragen te stellen en de situatie eerst te begrijpen.
Ik heb nog een vraag voor je. Hoe vaak worden de dingen die tijdens de vergadering gezegd hadden moeten worden, nabesproken bij de koffieautomaat en/of in kleinere groepjes? Weinig effectief, toch?
Als dat zo is en je wil dit patroon doorbreken, neem dan gerust contact met ons op. Of kom naar de Filotes Agile VIP dag van 1 juni.
