Hoe lekker is het om dingen af te ronden en echt resultaat te zien van je inspanning?
Je hebt een verslag afgerond, presentatie gereed, budget goedgekeurd of een probleem van een eindgebruiker of medewerker opgelost. En omgekeerd, hoe vervelend is het als je bijvoorbeeld aan het einde van de werkdag vlak voordat je echt weg moet om op tijd te zijn voor het eten, de kinderopvang of je sportafspraak, je nét niet kan afronden waar je mee bezig was?
Dit zijn maar eenvoudige en herkenbare voorbeelden die gelijk een gevoel bij je kunnen oproepen. Een gevoel van energy boost en een gevoel van energy drain.
Bovenstaande situaties zijn voorbeelden waarbij we over het algemeen zelf veel invloed hebben op de tijdigheid van het resultaat, we zijn de enige succes- of faalfactor. In de praktijk is de situatie vaak ingewikkelder en lijkt het zicht op resultaat te ontbreken, of beter geformuleerd: het individuele resultaat heeft pas waarde in samenhang met het resultaat van anderen: het teamresultaat.
Als veel partijen betrokken zijn bij het teamresultaat, dan is het van belang dat dit teamresultaat bij alle betrokkenen bekend is. De samenstelling van teams is dan ook het meest effectief als ze gericht zijn op de gezamenlijke waarde leveren. Als team zijn er vanuit een agile werkwijze hulpmiddelen die bijdragen aan deze focus. Het stellen van een doel over 2-4 weken (een sprintdoel) om met elkaar naar toe te werken, dagelijkse afstemming om tot optimale samenwerking te komen voor de betreffende dag en zo samen bij te kunnen sturen om het sprintdoel te behalen.
Individuen of afdelingen die niet direct onderdeel zijn van het team zullen de betrokkenheid bij het teamresultaat minder voelen en dit kan eenvoudig leiden tot resultaten die voor hen een gevoel van energy boost opleveren maar die voor het team een energy drain zijn. Hier twee voorbeelden:
Een team waarin werkende software wordt opgeleverd bestaat uit ontwikkelaars en testers. Ze werken samen in een team, maar hebben nog wel een hiërarchische manager voor de ontwikkelaars en voor de testers. Door de samenwerking in het team waarbij men ook dicht bij elkaar zit worden fouten in de code snel ontdekt door een tester. Door de nabijheid kan de ontwikkelaar de fout in de code direct herkennen, deze snel aanpassen om vervolgens de test te kunnen herhalen. Het werkt: de test slaagt en de code is goed. Energy boost voor het team. Maar als de manager van de testers in de rapportages van de ontdekte fouten in code ziet dat er veel minder gevonden wordt sinds de testers in de teams met ontwikkelaars samenwerken, dan gaat het mis. De foutieve conclusie wordt getrokken dat er minder goed gewerkt wordt, omdat niet alle fouten stuk voor stuk gedocumenteerd worden, omdat ze rechtstreeks en efficiënt opgelost worden. Dit kan natuurlijk niet goed zijn, denkt de manager. Hij vraagt de testers vervolgens alle bevindingen weer vast te leggen, wat veel energie en tijd kost, en het proces stroperiger maakt, lees: energy drain.
Een ander vergelijkbaar voorbeeld is dat waar de ontwikkelaars worden beloond voor de productiviteit van opgeleverde code. Dat dit ten koste gaat van de kwaliteit van de code wordt op de koop toegenomen, dat komt er bij de test wel uit. Bij de test komt dan ook veel naar boven en men is daar erg druk. Zeker ook omdat alle bevindingen geregistreerd moeten worden (zie de tegenhanger van het eerste voorbeeld). Het is hier duidelijk zichtbaar en meetbaar dat er hard gewerkt wordt. De ontwikkelaars zijn op papier bovendien extra productief omdat ook het herstel op de niet werkende code wordt meegerekend in hun productiviteit.
Beide voorbeelden gaan in dit geval over code en testen maar je kan dit vast eenvoudig vertalen naar voorbeelden in jouw eigen omgeving. Individuen of afdelingen die worden afgerekend op hun specialisme, hun betrokkenheid op een of andere manier meetbaar aantonen, en op het moment dat er iets niet goed gaat hierop worden aangesproken. Het huidige systeem is hardnekkig en geeft de verkeerde stimulans waarbij individuen en teams zich voorbereiden op falen en zich hier tegen willen indekken. Dit kan én dit moet anders. Bijvoorbeeld door:
- meer zicht op het hele “trottoir” in plaats van de individuele “stoeptegel” i.e. meer zicht op het grotere plaatje, in plaats van de details.
- besluiten nemen op basis van beschikbare informatie en versnellen in plaats van wachten op 100% en hierdoor vertragen.
- denken in oplossingen en experimenten (is it safe enough to try?) in plaats van denken in (mogelijke) problemen.
Wil jij af van energy drains op teamniveau? Of wil je leren hoe je het systeem stukje bij beetje kunt doorbreken? Dan is de Filotes VIP dag op 1 juni de plek voor jou. Wil je er meer over weten, neem dan gerust contact op met ons, of bekijk hier de pagina over de Filotes VIP dag.
