Wie wil dat nou niet, met minder moeite meer voor elkaar krijgen? Iedereen toch?
Waarom zie ik dan vooral het omgekeerde? Met meer moeite krijgen we minder voor elkaar. Het lijkt wel of zaken automatisch complex worden. De beweging de andere kant op -simplificeren- kost energie. Maar als we bewust versimpelen, wacht er iets moois aan de andere kant: je krijgt met minder moeite meer voor elkaar. Hoe? Laat me beginnen met een voorbeeld.
Neem een organisatie in transformatie van gespecialiseerde functionele afdelingen, naar multifunctionele teams, met in elk team vertegenwoordiging uit deze afdelingen. De functionele afdelingen zijn vaak gericht op optimale inzet van de mensen. Naar de optimalisering van de beschikbare capaciteit. Wanneer er een omslag wordt gemaakt naar multifunctionele teams en de mensen opgeteld in totaal minder opleveren dan vooraf vanuit de gespecialiseerde functionele afdeling, dan voelt dit als minder voor elkaar krijgen. (spoiler alert: dit is niet zo, maar de focus ligt op de verkeerde dingen. Hier vertel ik je zo meer over.)
Een herkenbaar patroon in veel organisaties is dat hier dan top-down wordt ingegrepen. In plaats van dienend leiderschap waarin vragen gesteld worden, wordt er directief ingegrepen om weer een gevoel van controle te krijgen. Er moet een overleg komen waarin de nieuwe situatie en de ´tegenvallende´resultaten besproken worden en er komt een coördinator die op basis van de inzichten in de capaciteit bij de verschillende multifunctionele teams kan bijsturen. En zo komen er coördinatoren, ontstaan er procesbeschrijvingen, loopt de agenda vol met overleggen voor nieuwe afspraken, het wordt vanzelf complexer.
Dit wordt nog extremer als voor een bepaalde functionele afdeling een externe partij -een leverancier- betrokken is. In dat geval zijn er vaak prestatieafspraken die contraproductief zijn bij een multifunctionele samenwerking.
Dit komt omdat er een focus is op output in plaats van op outcome. Het gaat er niet om hoe veel de functionele individuen opleveren en dit te optimaliseren, maar om wat er aan waarde door het multifunctionele team wordt opgeleverd. Een kenmerkend risico bij een focus op output is dat er hard gewerkt wordt aan iets dat niet gebruikt wordt of iets waar niemand op korte termijn iets mee kan. Hierdoor is de kans groot dat als het nodig is, de output verouderd is en alles opnieuw gedaan moet worden. Kortom, het lijkt alsof er heel wat gedaan is, maar de daadwerkelijke uitkomst heeft niet de impact gemaakt die er gezocht werd.
In plaats van optimalisatie van de inzet van het specialisme is het daarom belangrijker dat de focus op samen waarde creëren ligt. Soms betekent dit dat iemand vanuit een ander functioneel team meehelpt buiten zijn functionele gebied of dingen opnieuw uitlegt of aanpast vanuit de samenwerking, in plaats van door te werken via allerlei procesmatige wijzigingsvoorstellen.
De vorming van een multifunctioneel team is in feite dus een versimpeling om meer waarde te leveren vanuit de samenwerking. Hier hoort bij dat er bepaalde processen, coördinatoren en overleggen verdwijnen. Hierdoor krijgt men met minder moeite meer voor elkaar!
Net als dit voorbeeld herken je vast situaties waarin nieuwe functies of rollen en nieuwe overleggen ontstaan. Dit wordt ook wel het “verdikken” van de organisatie genoemd of de “BMI” van de organisatie. Is het “gewicht” van jouw organisatie gezond in relatie tot de grootte van de organisatie?
Het versimpelen van de organisatie kost tijd en energie, maar dit is het zeker waard. Hierbij enkele tips waarmee je kan starten:
· Kijk terug op afgelopen week en noteer wat er belemmerend werkte,
· bij welke meetings heb je het idee dat jijzelf of anderen niet nodig zijn?
· wanneer hoor je “zo doen we dat hier nou eenmaal”?
In al deze situaties ligt versimpel potentieel. Zo zijn er nog heel veel meer vragen die je jezelf kunt stellen, of die wij je kunnen stellen om erachter te komen waar de dingen binnen jouw afdeling of organisatie heel veel makkelijker kunnen. Kom het ontdekken op de VIP dag op 1 juni 2023. Klik hier voor meer informatie.
