ACTIE, dat klinkt goed toch? ACTIEf, beweging, energie, dit zijn een aantal associaties die hierbij horen. Toch zorgen sommige acties niet per se voor actie en effectief resultaat.
Herken je de situatie waarin je in een meeting zit en discussie op discussie volgt, iedereen het laatste woord lijkt te moeten hebben of in ieder geval met een mening te moeten komen? Een situatie waarin vooral niet geluisterd wordt of erg selectief, alleen die fragmenten worden opgevangen die bijdragen aan het inbrengen van de eigen mening?
Dit is een situatie waarin de productiviteit van de meeting uitgedrukt kan worden in de grotere hoeveelheid vragen aan het einde van de meeting ten opzichte van het begin. Dit is niet de productiviteit die je zoekt.
Als dit patroon, waarin er vooral gepraat wordt over het komen tot acties in plaats van het werkelijk komen tot acties, wordt herkend, dan kan een oude vriend uit sesamstraat hier hulp bieden om effectief tot actie te komen.
ELMO to the rescue
ELMO is een efficiënte manier om je te herinneren aan de zin: Enough, Lets Move On.
Een knuffel op de tafel of een plaatje als achtergrond in je online meeting kan erbij gepakt worden als signaal om aan te geven dat de nadruk (teveel) op praten ligt, gevolgd door de vraag of de discussie kan worden afgerond met een actie. Een effectieve actie wel te verstaan.
Hoe weet je welke actie hier nodig is?
Wees alert op acties die niet gericht zijn op effectief resultaat.
Voorbeelden hiervan zijn:
· Dit moet verder uitgewerkt worden
· Er moet een plan gemaakt worden
· Het inplannen van een vervolgafspraak
Om ervoor te zorgen dat het aantal acties die niet effectief zijn verminderd worden, wil je altijd de actie checken met een simpele vervolgvraag. Deze vraag helpt om verder aan te scherpen. Vraag je per actie het volgende af:
Zodat?
Deze simpele vraag geeft een doel aan de actie en daarmee een enorme vergroting van de kans dat in een volgende meeting er meer voortgang is op resultaat.
Bijvoorbeeld:
Dit moet verder uitgewerkt worden.
Zodat?
Indien hier geen concreet en tastbaar antwoord op te geven valt is deze actie dus nog niet effectief genoeg en is er aanscherping nodig. Dit gebeurt door vragen stellen en luisteren op een hoger niveau.
Wordt er in jouw organisatie meer gesproken over acties dan dat ze worden uitgevoerd en wil je dit veranderen?
Dan is de Filotes VIP dag de plek waar je een einde kunt gaan maken aan onder andere dit patroon.
Klinkt goed? Neem contact met ons op en save the date in je agenda:
op 1 juni 2023 gaan we aan de slag.
