Wil je effectief met anderen samen kunnen werken en leven, is dit essentieel. En toch leren we er bijna niks over. Op school niet. Of thuis. Maar ook in je werkende leven is er weinig aandacht voor. Alsof we onze vingers er liever niet aan willen branden. Aan dit complexe onderwerp met verschillende kanten en gevoeligheden.
Ik heb het over feedback. Zowel het succesvol geven als ontvangen ervan. Tussen twee personen, maar ook in teamverband. Hoe werkt dat precies? Welke omstandigheden heb je nodig? Hoe zorg je ervoor dat het ook echt aankomt? Dat iemand er wat mee kan? En als ontvanger: hoe pak je het op? En doe je er ook echt iets mee, of hoef je niet alles voor waar aan te nemen?
Kortom: een hoop vragen. De hoogste tijd om daar eens wat dieper in te duiken. Zeker als jij nu werkt in een Agile omgeving. In een zelfsturend team. Want hoe effectiever de onderlinge samenwerking, hoe autonomer je bent en hoe sterker je staat. Dat is ongelofelijk waardevol. Niet alleen voor jouw werkplezier, maar ook voor je performance en de impact die je maakt met de oplossingen die je ontwikkelt.
In dit artikel wil ik niet alleen de genoemde vragen verder onderzoeken, maar ik wil jou ook tools aanreiken om zelf mee aan de slag te gaan. Om nog meer van jouw potentieel (als organisatie, team of individu) naar de oppervlakte te halen en te benutten. Want feedback is dan misschien een complex en een gevoelig onderwerp, maar met de juiste handvatten hoeft het ook helemaal niet zo ingewikkeld te zijn.
Voorwaarden voor feedback
Er is eigenlijk maar één echt belangrijke voorwaarde voor goede feedback, en dat is vertrouwen. Voelen we ons veilig, zullen we eerder het achterste van onze tong laten zien. Voelen we ons op wat voor manier dan ook bedreigd, houden we liever onze mond. Of delen we niet alles wat we op ons hart hebben. Uit angst voor de reacties. Of omdat we er niet op rekenen dat er echt geluisterd of gehandeld zal worden.
Aan de ontvangende kant is het bovendien belangrijk dat de feedback echt gehoord kan worden. Inhoudelijk. Dat de ontvanger zich niet aangevallen voelt, maar echt kan luisteren naar wat er wordt gezegd. Is er geen onderling vertrouwen, zal snel de verdediging worden ingezet. Dat mondt enkel uit in een welles-nietes en scheve gezichten. Waarmee je op dat moment niet verder komt, en bovendien de voedingsbodem voor toekomstige gesprekken wegvalt.
Zorg er dus altijd voor dat de setting voor alle partijen veilig en uitnodigend is. Daarvoor kun je rekening houden met de volgende zaken.
- Zie de ander en luister
Wil je echt een vruchtbaar gesprek voeren is openheid heel belangrijk. En niet alleen openheid in wat jij deelt, maar vooral ook in je houding. Laat jij zien dat je kunt luisteren naar de ander, zul je zien dat de ander ook openstaat voor jouw verhaal. Heb de moed om je eigen oordeel en perspectief even los te laten en nieuwsgierig te kijken naar de ander. Begrijp je iets niet? Vraag door. Vind je iets interessant, raakt iets je of leer je iets nieuws; spreek je waardering uit. Bedank iemand daarvoor. Deze manier van communiceren begint niet in een feedbacksetting. Zo’n relatie bouw je stap voor stap. Bijvoorbeeld door je structureel geïnteresseerd op te stellen. Om je betrokkenheid te tonen bij iemand als mens. In werksituaties maar ook privé. Hoe completer je beeld van iemand, hoe groter de kans op wederzijds begrip. - Duidelijkheid in verwachtingen
Wees altijd duidelijk. Zorg ervoor dat iedereen weet wat het uiteindelijke doel is, en welke processen er worden gevolgd om dat doel te bereiken. Soms lijkt er duidelijkheid te bestaan maar zijn er toch nog vragen. Check dus nog een keer bij anderen of het echt helder is. Nodig uit om vragen te stellen of zorgen te uiten. Spreek bovendien uit wat je van elkaar verwacht. Zeg niet alleen dat openheid of transparantie belangrijke waarden zijn, maar geef daar duidelijk invulling aan. Bepaal gezamenlijk wat dat voor ze samenwerking betekenen. - Walk the talk
Zorg ervoor dat je dat wat je belooft ook nakomt. Heb je toegezegd om met iemand te gaan praten? Doe dat dan ook. Heb je beloofd iets grondig uit te zoeken? Doe het, en koppel het zo snel mogelijk terug. In elk geval een stand van zaken. Doe je het niet, geef je daarmee een signaal af van onbetrouwbaarheid. Een keer kan al ingrijpende gevolgen hebben. Geef ruiterlijk toe als je er naast zat en wees oprecht. “Dat was verkeerd. Dit had ik niet zo moeten doen. Het spijt me.” - Radicale openheid
Wees 100% transparant en nodig zo anderen uit om dat ook te zijn. Heb je iets niet goed ingeschat? Geef het toe en laat anderen weten wat je een volgende keer anders aan zou pakken. Zijn er persoonlijke omstandigheden waardoor je minder presteert? Communiceer daarover en geef aan wat je nodig hebt. Stilte, ondersteuning, een goed gesprek? Radicale openheid verbindt. Het laat zien dat je kwetsbaar mag zijn en fouten mag maken. Geef ruimte aan emotie.
Nu je deze voorwaarden zo onder elkaar ziet staan: hoe staat het daar binnen jouw team mee? Op welke punten scoren jullie gezamenlijk hoog? En wat zou je graag anders zien?
Feedback geven
De essentiële ingrediënten van vertrouwen hebben we op een rijtje. Een mooi moment om de feedback zelf aandachtiger te bekijken. Ik wil je in dit artikel op verschillende levels tools aanreiken. Individueel, zowel op het gebied van feedback geven als op het vlak van ontvangen. Daarnaast wil ik je alvast een oefening meegeven die je in teamverband kunt inzetten.
Laten we beginnen met effectief feedback geven. Feedback geven is, laten we dat misverstand meteen uit de lucht nemen, niet bedoeld om eens even lekker jouw frustratie kwijt te kunnen. Om iemand voor het blok te zetten. Of om iemand eens even flink op z’n fouten of tekortkomingen te wijzen.
Goede feedback is leerzaam. Heb je iemand echt nieuwe inzichten of tips meegegeven vergroot je iemands mogelijkheden. In nieuwe situaties heeft iemand nog meer keuzevrijheid gewonnen. Doordat iemand zich nog bewuster is van zijn eigen kwaliteiten en valkuilen.
Feedback maak je leerzaam door op de volgende punten te letten
- Beschrijf concreet en veranderbaar gedrag
Houd het feitelijk en voorkom interpretaties.
Niet: “Je bent niet zo committed de laatste tijd. Je bent alweer te laat.”
Wel: “Ik zag dat je vanochtend wat later binnen was. Dat merk ik vaker de laatste tijd en ben ik niet van je gewend.” - Praat vanuit jezelf
Gebruik de ik-vorm. Door steeds vanuit jezelf te communiceren, bedreig en veroordeel je de ander niet. Je beschrijft alleen wat je ziet en laat daarmee alle ruimte voor de ander om daar meer over te vertellen. Zo lang je daar oprecht nieuwsgierig naar bent, heb je de perfecte basis voor een waardevol gesprek. - Blijf bij wat het met jou doet
In het verlengde van het vorige punt: laat enkel en alleen zien wat het met jou doet. Dat je je zorgen maakt bijvoorbeeld. Of dat het je raakt, omdat je eerder iets vergelijkbaars hebt meegemaakt. Door open te zijn over jouw eigen binnenwereld, zal de ander zich ook kwetsbaarder op durven te stellen. De ander voelt zich gezien en serieus genomen. - Creëer ruimte
Als feedback gever wil je eigenlijk zelf zo min mogelijk aan het woord zijn. Je wilt vragen stellen en luisteren. Nieuwsgierig als je bent, laat je vervolgens de ander aan het woord. Daar zitten letterlijk de antwoorden en oplossingen. - Doe een suggestie Met datgene wat iemand je teruggeeft werk je vervolgens naar een conclusie toe. Het gaat er hierbij niet om dat jij iets opdringt aan de ander. In het beste geval komt iemand zelf met een alternatief of oplossing. Onderzoek op basis van wat de ander je vertelt hoe het een volgende keer anders zou kunnen. Laat de ander bovendien nadenken over wat iemand daarvoor mogelijk nodig heeft (van jou). Laat hem/haar eigenaar zijn van de oplossingen. Om iemand op weg te helpen zijn suggesties waardevol. Ook weer op basis van wat jij prettig zou vinden. Dus: “Ik stel het op prijs als je volgende keer op tijd bent.” En niet: “Dus vanaf nu kom je gewoon weer elke dag op tijd.” Geef de ander ruimte om zelf te bepalen wat hij/zij met de feedback doet. Immers: het is de gift aan de ander, om de ander te laten leren. Niet om jouw zin door te drijven.
Feedback in ontvangst nemen
Er komt nog best wat kijken dus bij effectief feedback geven. En dat geldt net zo goed voor het ontvangen. Ook daarvoor geldt een aantal richtlijnen om optimaal te kunnen leren van de input van een ander; ook als deze negatief is. Om niet direct in de (heel menselijke) reacties te schieten als “Wat een gezeur” of “Ik heb keihard mijn best gedaan, en dan krijg je dit”.
Echt horen wat een ander je te geven heeft kan je enorm helpen versnellen in je ontwikkeling. Om in Agile termen te blijven: hoe groter jouw lerend vermogen en hoe hongeriger je mindset, hoe sterker je wendbaarheid uiteindelijk. Je doet zo telkens nieuwe inzichten en lessen op die je meeneemt in nieuwe (werk)situaties.
Om echt te horen wat een ander te zeggen heeft, kun je hierop letten:
- Sta er altijd voor open
Beetje een open deur misschien, maar let er maar eens op. Hoe open sta jij voor de ideeën van een ander? Kun je oprecht geïnteresseerd reageren? Zonder meteen je armen stijf over elkaar te slaan? Let er eens op de komende tijd. Zonder je meteen maar alles aan te laten leunen uiteraard. Want niet alle feedback is ook daadwerkelijk waardevol. Je mag altijd bedanken voor feedback die jou op dat moment niet verder helpt. Misschien kun je dan de ander uitnodigen om op een ander stuk met je mee te denken? Iets waar je graag beter in wilt worden? - Vragen, vragen, vragen Merk je dat je toch niet helemaal begrijpt wat iemand tegen je zegt? Vraag dan door. Doe dat net zolang tot het je lukt om door dezelfde bril te kijken. Tot je echt snapt wat de ander bedoelt. Alleen dan kun je beoordelen of het iets is, waar je iets mee kunt, of wilt. Alleen zo kun je weten of je het met de ander eens bent. En of je verder in gesprek wilt.
- Schiet niet in de verdediging
Doorvragen zoals in de vorige stap helpt je bovendien om niet in de verdediging te schieten. Iets wat voor ons allemaal de primaire reactie is. Let er maar eens op. Zonde, want als je er echt op gaat letten, merk je ook direct het effect: het gesprek slaat dood en je leert er niets van. - Vergeet niet te bedanken Iemand feedback geven vergt moed. Je zit mogelijk mis, en zet misschien je onderlinge band op het spel. Dat mag altijd erkend en beloond worden. Bedank iemand dus altijd voor het nemen van de tijd, energie en moeite om met jou mee te denken.
- Doe er (n)iets mee Heb je de feedback binnen? Dan hoef je er natuurlijk niets mee te doen. Jij bepaalt uiteindelijk. Maar neem er wel de tijd voor. Om alles te laten bezinken en er een weloverwogen keuze in te maken. Gebaseerd op feiten en op de oprechte wens om te leren en te groeien. Besluit je er niets mee te doen? Koppel dat ook terug met een kleine toelichting, zodat de ander het snapt.
Samen aan de slag
Goede feedback is kortom gebaseerd op wederzijds vertrouwen en vraagt serieus werk van zowel de gever als de ontvanger. Het vraagt om duidelijke afspraken en een continue eerlijke reflectie op je eigen gedrag en aannames. Je hebt een open, positieve en nieuwsgierige houding nodig.
Op dit punt ben ik dan ook razend benieuwd naar de inzichten die je hebt opgedaan. Over jezelf als feedbackgever en -ontvanger. Waar je goed op scoort en waar je zelf ruimte voor verbetering ziet. Maak daar gerust notities van voor jezelf. En ga actief op zoek naar situaties om dit verder te trainen.
Misschien kun je met collega’s – of zelfs je hele team – afspreken om elkaar hierin te supporten? Om regelmatig met elkaar om tafel te gaan om in een veilige setting te experimenteren met je nieuwe vaardigheden? Zoals gezegd: lukt het je om dit beter te faciliteren, maak je enorme sprongen in je ontwikkeling en wendbaarheid als (zelfsturend) team.
Om je daarmee op weg te helpen geef ik je een oefening mee, die je vandaag nog samen op kunt pakken. Je doet deze met het hele team, waarbij twee personen het gesprek voeren en de rest van de groep steeds observeert.
Het werkt als volgt:
- Je komt als team bij elkaar.
- Afwisselend voeren twee personen uit de groep een feedbackgesprek.
- De feedbackvrager bedenkt een lastige situatie waarvan de feedbackgever op de hoogte is. Het liefst gaat het om een situatie waar de gever bij betrokken is, zodat hij/zij alle ins en outs kent. De feedbackvrager nodigt de gever uit om feedback te geven op zijn/haar gedrag in die situatie. Hij/zij is daarin zeer specifiek. Bv: Hoe vond je dat ik afgelopen donderdag reageerde op het verzoek vanuit de directie?
- Het gesprek wordt gevoerd met inachtneming van de richtlijnen uit dit artikel. Zet bij voorkeur een timer. Op 10 minuten bijvoorbeeld.
- De rest van de groep kijkt en luistert aandachtig.
- Na de 10 minuten krijgt de groep de kans om te delen wat zij bij beiden hebben gezien en gehoord. Feedback op de feedback als het ware.
Vervolgens kunnen de rollen worden omgedraaid en/of een nieuw duo gekozen worden om voor de groep plaats te nemen. Zo krijgt iedereen de kans om alle rollen te ervaren en om op alle verschillende punten te leren en te groeien.
Tot slot
Feedback is een complex thema, waar veel gevoeligheid omheen hangt. Maar het is met de handvatten uit dit artikel tegelijkertijd een relatief eenvoudig te trainen skill. Luister en vraag meer. Wees open en nieuwsgierig. Zie het als kans om (iemand iets) te leren.
Ga je deze uitdaging aan, krijg je er veel voor terug. Plezier, impact en verbeterde resultaten. Binnen je Agile werkomgeving, maar eigenlijk in elke succesvolle relatie. Werk en privé.
Durf jij je vingers dus wél aan feedback te branden, ontwikkel je de vuurvaste handen die je door elke situatie en transformatie heen helpen.
Benieuwd naar wat je nog meer kunt doen om je wendbaarheid te vergroten? Download dan nu onze gratis gids, Een Doorbraak in Transformeren. De link vind je direct hieronder.
